Schritt 2: Der eCall – Registrierung und wichtige Schritte im Online-Portal

Der Förderantrag selbst wird elektronisch über eCall bei der FFG eingereicht. eCall ist das Online-Portal der FFG, über das alle Einreichungen und die Kommunikation laufen. Falls Sie noch keinen eCall-Zugang haben, steht zuerst die Registrierung an. Legen Sie ein Benutzerkonto an und registrieren Sie Ihr Unternehmen im System. Dieser Vorgang erfordert z.B. die Firmenbuchnummer und dauert nur wenige Minuten – erledigen Sie das unbedingt rechtzeitig, nicht am Tag der Deadline. Bei Bedarf können Sie im rechten oberen Eck die Sprache auf Englisch umstellen. Das ändert auch die Sprache der eCall Templates.

Im eCall erstellen Sie dann einen neuen Antrag für das Basisprogramm. Die Navigationsleiste auf der linken Seite führt Sie Schritt für Schritt durch die erforderlichen Angaben. Beginnen sollten Sie direkt in den Projektdaten mit der Wahl der Programmlinie (Einzel- vs. Konsortialprojekt) und gegebenenfalls dem Auswahlkästchen für ein mehrjähriges Projekt. Diese beiden Punkte haben Auswirkungen auf die darauffolgenden Schritte.

Viele dieser Felder sind selbsterklärend, aber ein paar Tipps können hilfreich sein:

• Projektstart festlegen: Wählen Sie im Antrag ein sinnvolles Startdatum für Ihr Projekt. Idealerweise liegt es nach der erwarteten Förderzusage. Förderbar sind die Kosten zwar bereits ab Einreichung, es gilt jedoch zu beachten, dass die Kosten bis dahin vorfinanziert werden müssen und eine Finanzierung durch die Förderung bis zur Entscheidung ungewiss ist. Da die Entscheidung erst einige Monate nach Antragstellung kommt (mehr dazu in Schritt 4), sollte der gewählte Starttermin entsprechend in der Zukunft liegen. Wie Sie das optimale Startdatum bestimmen, haben wir hier  ausführlicher beleuchtet.
• Arbeitspakete planen: Im eCall müssen Sie Ihre Projektarbeit in Arbeitspakete (AP) gliedern. Maximal 10 Arbeitspakete lassen sich anlegen, unabhängig davon, ob es sich um ein- oder mehrjähriges Projekt handelt – eine Einschränkung, die vor allem größere Projekte beachten müssen. Überlegen Sie also früh, wie Sie die Arbeiten sinnvoll zusammenfassen, sodass Sie mit zehn AP auskommen. Ein gewisser Spielraum ergibt sich dabei durch die in den AP zu definierenden Aufgaben – für die Anzahl derer gibt es nämlich keine Einschränkung. Neben den Aufgaben gibt es dabei auch noch Ergebnisse und Meilensteine.
  Jedes AP erhält einen Titel, eine kurze Beschreibung und einen geplanten Zeitraum (dieser definiert sich durch die Zeiträume der Aufgaben). Die Projektbeschreibung (Details in Schritt 3) sollte sich ebenfalls mit den APs beschäftigen (etwa im Punkt Entwicklungsrisiken) und ein schlüssiges Bild für das Projekt ergeben. Weitere Tipps zum Umgang mit dem eCall-System (von der AP-Erstellung bis zum finalen Abschicken) finden Sie in unserem eCall-Guide.
• Kostenplan im eCall: Das Portal fordert die Aufschlüsselung der Kosten nach Kategorien (Personal, Sachkosten, Investitionen, externe Dienstleistungen, Reisekosten etc.) und nach Jahr. Planen Sie diese Zahlen idealerweise vorab in einer Tabelle durch, damit sie stimmig sind. Achten Sie darauf, dass Personalkosten realistisch kalkuliert sind (es gelten Jahresbruttogehälter plus Lohnnebenkosten umgelegt auf Projektmonate) und dass beispielsweise größere Investitionen begründet werden können (für Kostenposten >20k€ ist ein Angebot bzw. eine Leistungsbeschreibung notwendig; für Posten >100k€ sind zusätzlich Vergleichsangebote einzuholen – Achtung gleichartige Beschaffungen vom selben Lieferanten/Drittleister sind zu addieren).
  Das System rechnet automatisch die Förderhöhe aus, landet jedoch oft nicht bei dem gewünschten Ergebnis. Die Finanzierung (=FFG-Förderung) wird immer mit 45% angegeben, eine Anpassung erfolgt erst nach Einreichung basierend auf Ihrer Firmenkategorie (Startup, klein, mittel, groß) – lassen Sie sich davon nicht verunsichern. Prüfen Sie, ob die Finanzierungslücke (Ihr Eigenanteil – mindestens 30%) für Sie tragbar ist.
• Formale Eingabefelder: Im eCall gibt es Textfelder für z.B. Kurzfassung des Projekts (Abstract) oder die Beschreibung der Anreizwirkung. Im Vergleich zur Projekt- bzw. Organisationsbeschreibung gibt es hierbei zwar keine Zeichenlimits, seien Sie dennoch möglichst prägnant und beantworten Sie wirklich nur was gefragt ist. Die Gutachter lesen diese Kurzfelder sehr aufmerksam, also nutzen Sie sie, um knackig Ihr Vorhaben auf den Punkt zu bringen.
• Technische Feinheiten: Laden Sie die endgültige Projektbeschreibung im Original-Template der FFG erst hoch, wenn sie fertig ist (der Upload kann aber bis zum Absenden immer wieder ersetzt werden). Arbeiten Sie dabei mit den in MS Word vorhandenen Funktionen (Hinzufügen von Abbildungsbeschriftungen; Einfügen von Quellen; Quellenverzeichnis; Formatvorlagen etc.), um technische Fehler zu vermeiden. Planen Sie danach genügend Zeit ein, um etwaige Fehler zu beheben. Idealerweise lassen Sie einen Kollegen oder Berater vor dem endgültigen Abschicken über den gesamten Antrag schauen. Vier Augen sehen mehr als zwei – gerade bei Anträgen, die umfangreiche Informationen erfordern.

Haben Sie alle Felder befüllt, alle Dokumente hochgeladen und alles doppelt gecheckt? Dann drücken Sie auf „Einreichen“! Der Antrag wird elektronisch an die FFG übermittelt. Sie erhalten eine Bestätigung im System (und per E-Mail). Jetzt heißt es: Daumen drücken – und warten, was passiert. Doch was passiert genau nach der Einreichung? Dazu später mehr in Schritt 4.

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