Schritt 3: Unterlagen zusammenstellen – Ihre Checkliste für den Antrag

Parallel zum Ausfüllen des eCall (oder besser gesagt: bevor Sie das Online-Formular final abschicken) müssen Sie die inhaltlichen Unterlagen für den Antrag vorbereiten. Der wichtigste Part ist die Projektbeschreibung. Hier haben Sie die Gelegenheit, Ihr Vorhaben auf etwa 40–60 Seiten überzeugend darzulegen. Die FFG stellt dafür eine Vorlage und einen Leitfaden bereit, wie die Beschreibung zu strukturieren ist (gegliedert in Projektbeschreibung, Finanzierung & Folgekosten, ökonomisches Potenzial & Verwertung und Unternehmensstrategie & volkswirtschaftliche Aspekte). Folgen Sie diesen Gliederungspunkten genau und beantworten Sie alle Fragen, die im Leitfaden bzw. den Bewertungskriterien impliziert sind. Denken Sie daran: Die Gutachter kennen Ihr Projekt nicht – Sie müssen es so darstellen, dass am Ende keine wichtigen Fragen offen bleiben und die Mehrwerte klar erkennbar sind.

Welche Dokumente und Anhänge verlangt das Basisprogramm konkret? Stellen Sie sicher, dass Sie folgende Unterlagen parat haben:

1. Projektbeschreibung (DOCX) – Die Projektbeschreibung bildet das narrative Zentrum Ihres Förderantrags: Auf rund 40–60 Seiten führen Sie die Gutachter:innen Schritt für Schritt von den Zielen und Entwicklungsinhalten über Stand der Technik, Neuheit, Nutzen, Nachhaltigkeit sowie Entwicklungsrisiken bis hin zu Finanzierung, Markt- und Wettbewerbsanalyse, Preis- und Umsatzpotenzial, Verwertungsstrategie und schließlich zur unternehmensweiten F&E- und Nachhaltigkeitsstrategie. Die FFG-Vorlage gibt hierfür ein praxiserprobtes Raster vor; wenn Sie jedes Kapitel konsequent ausfüllen, beantworten Sie automatisch alle im Leitfaden verankerten Bewertungspunkte. Achten Sie dabei auf einen klaren roten Faden, präzise Quellenangaben und die Einhaltung der Zeichenlimits (max. 20 % Abweichung je Unterkapitel; insgesamt höchstens 110 000 Zeichen) – so bleibt Ihre Argumentation stringent und zugleich gut lesbar. Tabellen, Gantt-Diagramme und aussagekräftige Grafiken sind ausdrücklich erwünscht, um komplexe Zusammenhänge wie Zeitplan, Marktgröße oder Nachhaltigkeitswirkungen anschaulich zu machen.
2. Organisationsbeschreibung (DOCX) – Ergänzend verlangt das Basisprogramm eine Organisationsbeschreibung. Sie skizziert in komprimierter Form, wer Sie sind und warum gerade Ihr Team das Vorhaben zuverlässig stemmen kann. Stellen Sie Gründungsjahr, Eigentümerstruktur und Kernkompetenzen vor, verweisen Sie auf relevante Ergebnisse aus früheren FFG- oder EU-Projekten der letzten drei Jahre und erläutern Sie, welche Schlüsselpersonen mit welchen Qualifikationen den Projekterfolg sichern. Beschreiben Sie außerdem Ihre projektrelevante Infrastruktur – von Laboren über Teststände bis zu geplanten Investitionen – sowie Rolle und Auswahl externer Partner. Halten Sie sich an die Zeichenvorgaben der Vorlage (meist 3 000 Zeichen pro Abschnitt); ein prägnantes, faktenbasiertes Porträt überzeugt die Gutachter:innen davon, dass Ihr Unternehmen über die nötigen Ressourcen, Prozesse und Netzwerke verfügt, um die im Antrag skizzierte Innovation rasch in den Markt zu bringen.
3. Kostenplan (XLSX) – Die Zahlen zu Ihrem Projekt. Auch hierfür stellt die FFG ein importfähiges Template zur Verfügung. Gerne schicken wir Ihnen auch unser angepasstes Template für eine bessere Übersicht in der Vorbereitungsphase.  Erfahrungsgemäß schadet es schadet nicht, eine detaillierte Excel-Tabelle mit Berechnungen zu haben. So können Sie bei Rückfragen genau erläutern, wie sich die Kosten zusammensetzen (vor allem da einige Monate zwischen Einreichung und Prüfung des Projekts liegen – mehr dazu hier ). Prüfen Sie den Bundesland-spezifischen Finanzierungsmix , um sich der Projektfinanzierung vollends im Klaren zu sein.
4. Finanzierungsplan – Dieser ergibt sich aus einer Plan-GuV (essenziell für Kapitel 3.5 der Projektbeschreibung) und dem Kostenplan: Wie viel wird durch FFG-Mittel abgedeckt (Zuschuss+Darlehen) und wie viel müssen Sie selbst finanzieren? Gegebenenfalls verlangt die FFG einen Nachweis der Eigenmittel (z.B. in Form eines Bankkontoauszugs).
5. Finanzen – Falls vorhanden müssen die letzten zwei Jahresabschlüsse Ihres Unternehmens (Bilanz, GuV) hochgeladen werden. Für junge Startups ohne Bilanz gibt es die Möglichkeit, alternativ einen Businessplan oder Finanzplan hochzuladen, um die Tragfähigkeit des Vorhabens darzustellen.
6. Lebensläufe/Profil der Schlüsselpersonen – Am Projekt mitarbeitende Personen sollten im MitarbeiterInnen-Pool (siehe Organisationsreiter) des eCalls aufgenommen und ein CV beigefügt werden. Eine anschließende Projektverknüpfung erfolgt über den Kostenplan (Personalkosten). In der Organisationsbeschreibung lassen sich weiterführende Inputs unterbringen. Bereiten Sie also kurze Bio-Sketches vor: Ausbildung, relevante Erfahrung, Rolle im Projekt. So zeigen Sie, dass Ihr Team die nötige Expertise hat. Drittleister können fehlende Kompetenzen ausgleichen, jedoch sollte dabei auf einen möglichen Wissenstransfer sowie den Aufbau unternehmensinterner Kompetenzen geachtet werden.
7. Begleitdokumente – je nach Projekt können zusätzliche Unterlagen nützlich sein: Haben Sie bereits Patente angemeldet, Machbarkeitsstudien durchgeführt oder Letters of Intent von Interessenten bzw. Letters of Support von Experten gesammelt? Solche Belege können die Glaubwürdigkeit erhöhen. Im Basisprogramm sind Anhänge zwar auf das Nötigste zu beschränken, doch wenn es entscheidende Beweise für Ihr Projekt gibt, können Sie sie erwähnen oder auf Nachfrage nachreichen.
8. Formalitäten prüfen: Entsprechen alle Angaben den Formalvorgaben (Zeichenlimitierung, notwendige Anhänge, Businessplan, unterschriebene Erklärungen falls erforderlich)? Eine letzte Checkrunde kann vor bösen Überraschungen schützen.

Diese Liste mag lang wirken, aber keine Sorge: Viele Punkte davon haben Sie wahrscheinlich sowieso schon intern vorliegen. Wichtig ist, nichts Wesentliches zu übersehen. Erstellen Sie sich am besten eine Checkliste, die Sie Punkt für Punkt abhaken können – so behalten Sie den Überblick über alle erforderlichen Unterlagen.

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